Existem vários motivos para criar e reforçar regras. Não respeita-las pode levar a consequências indesejadas e, às vezes, catastróficas. Focando no ambiente de trabalho, hoje vamos explorar as causas específicas pelas quais tais regras são criadas, porque as pessoas “escolhem” não segui-las e o que pode ser feito para promover e manter o valor que essas regras pretendem trazer.
Começando com esclarecimentos, gostaria de trazer duas definições importantes:
De acordo com a Cornell Law School, “Uma regra é geralmente definida como qualquer padrão, princípio ou norma que guia a conduta. Serve como uma diretriz para tomar decisões e resolver disputas. No contexto legal, uma regra se refere a um regulamento que governa as operações internas de uma agência. Em litígios, é qualquer padrão ou princípio pelo qual os tribunais resolvem disputas.” – tradução livre.
O cumprimento das regras pode trazer uma definição muito ampla, tentando conter sua definição ao ambiente de trabalho, é válido dizer que se refere às estratégias e métodos empregados para garantir que os funcionários sigam consistentemente as regras, políticas e procedimentos organizacionais.
Como mencionado anteriormente, começaremos identificando algumas causas principais pelas quais as regras de trabalho são criadas:
- Uma das principais razões para a criação de regras de trabalho é garantir a segurança dos funcionários. Isso inclui regras relacionadas ao uso adequado de equipamentos, manuseio de materiais perigosos e manutenção de um ambiente de trabalho seguro para prevenir acidentes e lesões.
- As regras de trabalho são estabelecidas para aumentar a produtividade e a eficiência dentro de uma organização. Essas regras podem incluir diretrizes para processos de fluxo de trabalho, comunicação, uso de recursos da empresa e gestão do tempo, garantindo que as tarefas sejam concluídas de maneira eficiente e eficaz.
- As regras ajudam a manter a ordem, a disciplina e são esperadas para promover a justiça no local de trabalho. Elas estabelecem expectativas claras para comportamento e desempenho, o que ajuda a prevenir conflitos entre os funcionários e líderes, essencial para criação de um ambiente de trabalho harmonioso.
- Muitas regras de trabalho são criadas para cumprir requisitos legais e regulatórios. Isso inclui aderir às leis trabalhistas, regulamentos de saúde e segurança e padrões da indústria, o que ajuda a proteger a organização de problemas legais e garante o tratamento justo dos funcionários.
- Elas também são estabelecidas para proteger os ativos físicos e intelectuais da empresa. Isso inclui políticas de segurança de dados, uso de propriedade e recursos da empresa e acordos de confidencialidade para prevenir o uso indevido ou roubo de recursos da empresa.
Se as razões para essas regras são compreensíveis e razoáveis, por que algumas pessoas ainda não as respeitam?
- Falta de Conhecimento ou Compreensão: Os funcionários podem não seguir as regras simplesmente porque não estão cientes delas ou não as compreendem totalmente. Isso pode ocorrer devido à comunicação inadequada ou treinamento insuficiente.
- Percepção de Injustiça: Quando os funcionários percebem as regras como injustas ou tendenciosas, eles são menos propensos a segui-las. Essa percepção pode surgir se as regras são aplicadas de forma inconsistente, se afetam desproporcionalmente certos grupos ou se são vistas como arbitrárias.
- Falta de Motivação: Se os funcionários não veem nenhum benefício pessoal ou relevância em seguir certas regras, podem ignorá-las. Isso pode acontecer quando as regras são percebidas como irrelevantes para suas funções ou quando não há reforço positivo ou negativo para a conformidade.
- Ambiente de Trabalho: O ambiente de trabalho pode influenciar significativamente a conformidade com as regras. Em ambientes onde a quebra de regras ou exceções regulares são toleradas ou até implicitamente incentivadas, os funcionários são mais propensos a desconsiderar as regras estabelecidas. Por outro lado, em uma cultura que valoriza a conformidade e a integridade, a adesão às regras é geralmente maior.
- Resistência à Mudança: Os funcionários podem resistir a novas regras ou mudanças nas regras existentes, especialmente se não estiverem envolvidos no processo de mudança ou se não entenderem as razões por trás das mudanças. A resistência também pode surgir do medo do desconhecido ou de uma preferência pelo status quo.
- Estresse e Sobrecarga de Trabalho: Níveis elevados de estresse e sobrecarga de trabalho podem levar à quebra de regras, levando a atalhos indesejáveis no gerenciamento de suas cargas de trabalho. Quando os funcionários estão sobrecarregados, podem priorizar a conclusão imediata das tarefas em detrimento da adesão a procedimentos e regras.
- Liderança e Gestão Ineficazes: Liderança e gestão ineficazes podem resultar em baixa adesão às regras. Líderes que não modelam o comportamento de seguir as regras e não abordam as violações de regras podem deteriorar a importância de segui-las transformando a regra em uma recomendação.
- Consequências Inadequadas: Se as consequências para a quebra de regras não são significativas ou aplicadas consistentemente, os funcionários podem não se sentir compelidos a segui-las. Consequências claras, justas e aplicadas consistentemente são necessárias para incentivar a conformidade.
Para trazer valor e significado às regras da empresa, líderes e membros da equipe devem considerar as seguintes ações:
a. Comunicação Clara e Treinamento: Garantir que todos os funcionários estejam plenamente cientes das regras e compreendam sua importância. Isso pode ser alcançado através de sessões de treinamento regulares, documentação clara e comunicação contínua. Os funcionários devem saber não apenas quais são as regras, mas também porque elas existem e como beneficiam tanto a organização quanto a eles.
b. Aplicação Consistente: Aplicar as regras de forma consistente em todos os níveis da organização. A aplicação inconsistente pode levar a percepções de injustiça e reduzir a conformidade. Líderes e gestores devem modelar o comportamento que esperam de seus funcionários e sempre abordar as violações.
c. Reforço Positivo: Usar o reforço positivo para incentivar a conformidade com as regras. Reconhecer e recompensar os funcionários que consistentemente seguem as regras pode motivar outros a fazer o mesmo. As recompensas podem ser formais (bônus, prêmios) e informais (reconhecimento público, elogios verbais).
d. Mecanismos de Feedback: Estabelecer mecanismos para os funcionários fornecerem feedback sobre as regras existentes. Isso pode ajudar a identificar quaisquer problemas ou impraticabilidades com as regras e fazer os ajustes necessários. Uma cultura de feedback aberto também pode aumentar o senso de propriedade e compromisso dos funcionários com as regras. e. Comprometimento da Liderança: Garantir que os líderes organizacionais estejam comprometidos com a manutenção e promoção das regras. Os líderes devem demonstrar seu comprometimento através de suas ações e decisões, reforçando a importância das regras para o restante da organização.
f. Revisão e Atualização Regulares: Revisar e atualizar periodicamente as regras para garantir que permaneçam relevantes e eficazes. À medida que os contextos organizacionais e os ambientes externos mudam, as regras podem precisar ser ajustadas para continuar fornecendo orientação significativa.
g. Abordagem Rápida das Violações: Abordar as violações das regras de maneira rápida e justa. O tratamento consistente e justo das violações reforça a importância das regras e desencoraja a não conformidade futura. h. Recomendação não é uma regra: Alinhar expectativas de que uma recomendação não é uma regra e não pode ser usada como tal, e nenhuma ação corretiva deve ser tomada.
A proatividade, a determinação, o procedimento e a comunicação adequados, seguramente melhoram a possibilidade de resultados positivos. Mas em contrapartida, se o engajamento para a criação e manutenção das regras de uma empresa não for incorporado e aplicado por todos os líderes, a probabilidade de sucesso é significativamente reduzida.
