Se eu ganhasse um real cada vez que ouço: “Precisamos apenas desta ferramenta para executar nosso trabalho adequadamente”, provavelmente estaria rico! Mas se eu tivesse que devolver esse real ao ajudar as pessoas a entender que a Otimização de Processos deve vir antes da implementação de uma nova solução, o saldo dessa conta seria bem perto de zero.
Neste artigo, falarei sobre o benefício da melhoria do processo comparado à obtenção de um novo hardware ou de tecnologia de ponta.
De acordo com o artigo intitulado “What is process improvement? A business methodology for efficiency and productivity” (tradução livre – O que é melhoria de processos? Uma metodologia empresarial para eficiência e produtividade), escrito para o Portal CIO por Sarah K. White, “A melhoria do processo envolve a prática de negócios em identificar, analisar e melhorar os processos existentes para otimizar o desempenho, atender aos padrões de melhores práticas ou simplesmente melhorar a qualidade e a experiência do usuário.” No artigo, Sarah compartilha importantes técnicas utilizadas para melhorar processos que ajudarão a organizar seus pensamentos e aumentarão a probabilidade de sucesso. Mas como convencer seus stakeholders e patrocinadores de que melhorar o processo é o primeiro passo para uma implementação bem-sucedida?
Para atingir esse objetivo, minha sugestão é seguir os três pontos-chave a seguir:
– Desenvolva confiança como a pedra angular para a realização (Trust, the Cornerstone to Achievement).
– Use exemplos do cotidiano para dar sustentabilidade para o seu modelo de mudança.
– Crie uma comunicação clara e objetiva, buscando uma abordagem ”ganha-ganha”.
A parte mais complexa de comprar um novo produto para cobrir deficiências é o fato de que velhos hábitos não morrem tão facilmente. Por esse motivo, se você iniciar uma mudança ignorando o fato de que os usuários não seguirão cegamente o novo processo, poderá ter problemas em sustentar tais mudanças.
O Papel da Evidência Usada na Tomada de Decisões criado pelo MIT e apresentado a mim pela Simon Fraser University Beedie no Technology Leadership Program é uma boa forma de entender como tomamos decisões e o que consideramos em cada “Função”. Estas funções são apresentadas em três níveis, onde a avaliação da sua decisão usa bases diferentes, sendo estas Evidência; Evidência combinada com Experiência; ou somente Experiência.
1. Evidência sustenta o Processo de Decisão para tomar a Decisão
- A evidência forma a base da decisão e tem como maior risco uma tomada de decisão incorreta devido a utilização de um modelo inapropriado
2. As evidências, combinadas com a Experiência, sustentam o Processo de Decisão para informar a Decisão
- A evidência é um entre vários contribuintes para a tomada de decisão. O maior risco é na definição de importância a ser dada por cada contribuinte (evidência ou experiência).
3. A Experiência sustenta o Processo de Decisão para apoiar a Decisão.
- O maior risco está na tomada de decisão tendenciosa ou usando um falso consenso.
Combinando os dois procedimentos, Como Convencer seu Stakeholder com o Papel da Evidência Usada na Tomada de Decisão, você encontrará alguns resultados interessantes e uma capacidade de ganho na melhoria do processo mesmo antes de usar a nova ferramenta já escolhida.
Digamos que você trabalhe para uma organização que controla todas as solicitações recebidas por e-mail ou planilha Excel e o número de requisições seja maior do que o número de recursos humanos necessário para cuidar das atividades diárias. O departamento responsável recomenda a aquisição de um novo sistema que irá consolidar todas as informações, padronizando a comunicação com o solicitante e melhorando o tempo de resposta.
Parece uma ferramenta incrível, mas ela resolverá os problemas que se esperava? Provavelmente não e você afogará sua equipe que terá que gastar tempo para se adaptar a essa ferramenta e seus novos processos.
Nesta situação as etapas recomendadas são:
1. Crie confiança entre os envolvidos no processo. A confiança se ganha quando se executa processos menores ou traz-se exemplos de implementações similares que alcançaram resultados positivos. Nesse passo, compreende-se os benefícios do conjunto de melhorias de processo e mudança ou adaptação de ferramentas.
2. Crie replicadores para compartilhar e sustentar a sua visão. Esses replicadores devem ser pessoas que entendem os objetivos e estão prontos para auxiliar no marketing sobre os benefícios em seguir o seu projeto ou a sua liderança.
3. Ache evidências para sustentar a decisão tomada e reduzir o risco em sua implementação. Nesse exemplo, como a decisão de trocar ou melhorar a ferramenta já foi tomada, a Experiência sustenta o Processo de Decisão para apoiar a Decisão.
4. Torne a mudança parte da cultura empresarial. Use os pequenos sucessos alcançados para alavancar o processo mudança como parte da cultura de desenvolvimento.
5. Não deixe de comemorar os resultados, coletando os resultados de sucesso e compartilhando com os envolvidos.
Escolha ferramentas que irão otimizar os seus processos de forma cautelosa e analítica, considerando todos os prós e contras, e considere a melhoria de processo na sua implementação para evitar frustrações.
